Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Place du Centre, 4^e étage
200, promenade du Portage
Gatineau (Québec) K1A 1K8

Le 7 octobre 2022

L’honorable Bill Blair, c.p., député
Président du Conseil privé de la Reine pour le Canada et
ministre de la Protection civile
Chambre des communes
Ottawa (Ontario) K1A 0A6

Monsieur le Ministre,

Conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi au cours de la période du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022.

Veuillez agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments distingués.

La présidente,

1.0 Introduction

En vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi. Le rapport vise la période du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d’accès à cette information.

La Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mandat consiste à promouvoir la sécurité du transport aérien, ferroviaire, maritime et pipelinier :

• en procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur des événements de transport sélectionnés afin d’en dégager les causes et les facteurs contributifs;
• en constatant les lacunes de la sécurité mises en évidence par de tels événements;
• en faisant des recommandations sur les moyens d’éliminer ou de réduire ces lacunes;
• en publiant des rapports sur nos enquêtes et en présentant les conclusions qu’on en tire.

Le BST exerce ses activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l’information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l’AIPRP

Au cours de l’exercice 2021-2022, le directeur général des Services intégrés a assumé les responsabilités de coordonnateur de l’AIPRP. Le bureau de l’AIPRP comptait aussi quatre postes à temps plein, et a eu recours à de l'aide temporaire.

Le bureau de l’AIPRP gère les demandes faites conformément à la Loi et fournit des conseils fonctionnels et une orientation aux gestionnaires et aux employés en ce qui concerne la communication de l’information et la protection de la vie privée. En outre, les analystes de l’AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de réunions avec les demandeurs, les employés du BST et les représentants du Commissariat à la protection de la vie privée.

3.0 Délégation de pouvoirs

Une délégation de pouvoirs a été établie, comme l’exige la Loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la personne « responsable d’institution fédérale », en vertu de l’article 3, est la présidente du BST. La présidente a délégué aux personnes occupant les postes d’administrateur en chef des opérations, d’avocate générale, de directeur général des Services intégrés et d’analyste principal de l’AIPRP les pouvoirs jugés nécessaires pour l’administration efficace de la Loi. Ces employés s’assurent que le BST s’acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoirs a été mise à jour en novembre 2019 et reste inchangée. Un exemplaire de l’arrêté de délégation se trouve à l’annexe A.

4.0 Traitement des demandes

4.1 Demandes de renseignements personnels

Au cours de l’exercice 2021-2022, soit la période visée par le rapport, dix (10) demandes officielles de renseignements personnels ont été reçues, comparativement à vingt-deux (22) en 2020-2021, à vingt-trois (23) en 2019-2020 et à vingt-six (26) en 2018-2019. Les demandes de renseignements personnels reçues par le BST proviennent principalement de pilotes de ligne canadiens qui veulent savoir s’ils sont nommés dans un événement qui a été signalé au BST. Certaines compagnies aériennes internationales exigent ces informations comme condition préalable d’emploi. En outre, certains employés demandent d’avoir accès à leurs renseignements personnels.

Parmi les onze (11) demandes fermées en 2021-2022, des documents ont été communiqués entièrement dans huit (8) cas (73 %), communiqués partiellement dans deux (2) cas (18 %) et aucun document n’existait dans un (1) cas (9 %). Une (1) demande fermée avait été reportée de l’exercice financier précédent.

Parmi les demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, dix (10) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours et une (1) dans un délai de 31 à 60 jours. Le délai moyen pour traiter une demande a été de quatorze (14) jours civils en 2020-2021, comparativement à trente-trois (33) en 2020-2021 et à huit (8) en 2019-2020. Les délais plus courts peuvent s’expliquer par un meilleur accès physique aux espaces de bureau et aux sites d’entreposage de documents grâce à l’assouplissement des mesures sanitaires.

Au cours de la période en question, le bureau de l’AIPRP a procédé à la recherche, à la préparation et à l’examen de sept cent quatre-vingt-quatre (784) pages de renseignements et à la reproduction et à la communication de deux cent quatre-vingt-douze (292) pages de renseignements. Au cours des exercices précédents, mille neuf cent trente-quatre (1934) pages de renseignements avaient été examinées et sept cents (700) pages de renseignements avaient été communiquées en 2020-2021 par rapport à vingt-deux (22) pages examinées et à dix-huit (18) pages communiquées en 2019-2020. La variation du nombre de pages examinées d’un exercice à l’autre s’explique par les différents types de demandes reçues et les demandes supplémentaires présentées par les employés qui souhaitent avoir accès à leurs renseignements personnels.

L’approche d’ouverture du BST envers la communication de renseignements aux employés ne nécessite pas d’invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les employés des ressources humaines traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels dont il a la gestion. Pour ce faire, il s’assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions et qu’ils respectent le Code de pratiques équitables en matière de gestion des renseignements personnels prévu par la Loi.

Finalement, même si le bureau de l’AIPRP du BST a été touché de façon provisoire après la mi-mars 2020 en raison des fermetures des bureaux compte tenu de la pandémie, il a repris ses activités normales en 2021-2022 en utilisant pleinement des outils numériques.

5.0 Coûts

Au cours de l’exercice 2021-2022, le bureau de l’AIPRP a assumé des coûts estimés à 27 209 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels,comparativement à 28 574 $ pour 2020-2021, à 39 007 $ pour 2019-2020 et à 48 071 $ pour 2018-2019. Ces coûts comprennent les salaires, les heures supplémentaires, les biens et services et les contrats de services professionnels pour le personnel d’aide temporaire, mais ne comprennent pas les dépenses assumées par d’autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi.

6.0 Formation et sensibilisation

Le BST offre un programme d’orientation destiné aux nouveaux employés qui comprend une formation de sensibilisation à l’AIPRP. De plus, le BST a rendu obligatoires pour tous les membres du personnel des séances complètes sur l’AIPRP données par le bureau de l’AIPRP. En 2021-2022, le personnel du bureau de l’AIPRP a donné cinq (5) séances de formation de deux (2) heures chaque à trente-sept (37) employés par rapport à aucune (0) en 2020-2021 et à une (1) en 2019-2020.

Compte tenu des responsabilités et des exigences en matière de connaissances du bureau de l’AIPRP du BST, la courbe d’apprentissage de ses employés est longue. Ainsi, une formation continue leur est offerte en cours d’emploi afin de s’assurer qu’ils possèdent des connaissances solides et à jour relativement aux exigences et aux procédures de l’AIPRP ainsi qu’aux activités du BST. Dans ce contexte, le personnel du bureau de l’AIPRP a participé à toutes les réunions de la communauté de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2021-2022. Ces réunions ont permis aux membres du personnel affectés à l’AIPRP d’obtenir des renseignements utiles sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la communauté de l’AIPRP, des mises à jour sur les plaintes et les affaires judiciaires récentes, ainsi que des outils pour améliorer les normes de service dans leur domaine. Enfin, le personnel de l’AIPRP du BST a participé au Symposium annuel de l’Association du Barreau canadien, qui portait sur les dernières tendances en matière d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

7.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Il n’y a pas eu de changement apporté par le BST aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures au cours de l’exercice 2021-2022.

8.0 Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été soumise au commissaire à la protection de la vie privée en 2021-2022.

9.0 Processus de suivi

Le BST surveille les délais pour traiter les demandes d’information sur la vie privée au moyen de réunions bilatérales hebdomadaires entre le coordonnateur de l’AIPRP et l’analyste principal de l’AIPRP au cours desquelles l’état des demandes en cours est examiné. Toute question importante est soulevée auprès de l’administrateur en chef des opérations de façon ponctuelle.

10.0 Cas d’atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par le présent rapport.

11.0 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le BST n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

12.0 Communications en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Au cours de l’exercice 2021-2022, le BST n’a communiqué aucun renseignement d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

13.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l’annexe B.

Annexes

Annexe A – Arrêté de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Bureau de la sécurité des transports du Canada

Période visée par le rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode de transmission des demandes

Partie 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode de transmission des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Partie 3 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support de l’information communiquée

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et électroniques

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et électroniques par disposition des demandes

3.5.3 Minutes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

3.5.5 Minutes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

3.5.7 Autres cas complexes

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomption de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Partie 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 5 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 6 : Prorogations

6.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

6.2 Durée des prorogations

Partie 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organismes

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes à l’extérieur du gouvernement du Canada

Partie 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 9 : Plaintes et avis d’enquête reçus

Partie 10 : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels propres à l’institution et centraux

Partie 11 : Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

11.2 Atteintes à la vie privée signalées non substantielles

Partie 12 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines